Management Office Assistant: WENR Instituuts- en Programmamanagers

Hoe zorg je dat een team dat werkt aan grote maatschappelijke vraagstukken elke dag goed kan blijven bewegen? Door overzicht te creëren, vooruit te denken en ervoor te zorgen dat de organisatie eromheen klopt.

Als Management Office Assistant bij Wageningen Environmental Research (WENR) maak jij dat mogelijk. Je ondersteunt twee Instituutsmanagers en vijf Programmamanagers en zorgt dat zij zich kunnen richten op waar het om draait: kennis en innovaties ontwikkelen voor een duurzame toekomst.

Je houdt van organiseren, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en krijgt energie van samenwerken. Jij ziet wat er nodig is, pakt het op en zorgt dat zaken geregeld worden.

WENR is onderdeel van Wageningen University & Research (WUR). Hier werken onderzoekers aan oplossingen voor vraagstukken rond klimaat, natuur, water en onze leefomgeving. Jouw werk speelt zich misschien achter de schermen af, maar jouw bijdrage is zichtbaar in alles wat daardoor soepel kan verlopen.

Jouw rol

Als Management Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het team. Jij brengt structuur, houdt overzicht en denkt vooruit. Je organiseert vergaderingen, bewaakt afspraken en ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen.

En geen dag is hetzelfde.

Vandaag bereid je een strategisch overleg voor. Morgen regel je een dienstreis of werk je een presentatie uit. Tussendoor ondersteun je een programmamanager bij projectadministratie, beantwoord je een praktische vraag of zorg je dat actiepunten uit een overleg worden opgevolgd.

Je wacht niet af tot iemand vraagt wat er moet gebeuren. Je ziet het, denkt mee en komt in actie.

Dit ga je doen

• Je organiseert vergaderingen, beheert agenda’s en regelt alles wat nodig is om bijeenkomsten soepel te laten verlopen.
• Je houdt complexe agenda’s overzichtelijk en helpt bij het stellen van prioriteiten.
• Je ondersteunt programmamanagers bij projectadministratie en financiële processen.
• Je organiseert dienstreizen, bestelt benodigdheden en regelt praktische faciliteiten.
• Je ondersteunt bij HR-gerelateerde administratieve processen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor IT-gerelateerde vragen en verzoeken.
• Je maakt notulen en zorgt dat acties en besluiten niet blijven liggen.
• Je maakt professionele PowerPointpresentaties en andere documenten en zorgt dat ze er helder en verzorgd uitzien.
• Je houdt documentatie en archivering op orde en helpt collega’s effectief samenwerken in Microsoft Teams.
• Je ziet waar het slimmer of makkelijker kan en komt met ideeën om administratieve processen en werkwijzen te verbeteren.

Jouw team

Je werkt nauw samen met twee Instituutsmanagers en vijf Programmamanagers binnen WENR. Samen vormen jullie een professioneel en collegiaal team.

Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen en mee te denken. Tegelijkertijd weet je dat je op je collega’s kunt rekenen. Betrouwbaarheid, samenwerking en elkaar verder helpen vormen de basis van jullie manier van werken.

Jouw werkomgeving

Wageningen Environmental Research (WENR) maakt onderdeel uit van Wageningen University & Research en is gevestigd op Wageningen Campus.

Hier werken onderzoekers aan vraagstukken die ons allemaal raken. Hoe maken we steden toekomstbestendiger? Hoe houden we water en bodem gezond? Hoe gaan we om met klimaatverandering en biodiversiteitsverlies? En hoe zorgen we voor een leefomgeving waarin mens en natuur samen kunnen floreren?

Dat vraagt om kennis, nieuwsgierigheid én samenwerking.

Jij staat niet zelf in het veld of in het lab. Maar met jouw werk geef je de mensen die daar wél werken de ruimte om zich te richten op oplossingen die ertoe doen. Jij zorgt dat afspraken worden nagekomen, mensen elkaar vinden en processen blijven bewegen.

Zo draag je iedere dag, vanuit jouw eigen expertise, bij aan een duurzamere toekomst.

Jouw kwaliteiten

Je houdt ervan als dingen goed geregeld zijn. Je brengt rust en overzicht, ook als er veel tegelijk gebeurt. Je bent servicegericht, neemt verantwoordelijkheid en vindt het leuk om met verschillende mensen samen te werken.

Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is en pakt zaken zelfstandig op. Tegelijkertijd weet je wanneer je moet afstemmen. Je communiceert helder en professioneel en voelt je prettig in een internationale werkomgeving.

Daarnaast heb je

• een mbo- of hbo-diploma in een secretariële, administratieve of vergelijkbare richting, of aantoonbaar gelijkwaardige werkervaring;
• ervaring met het ondersteunen van managers, teams of organisatorische processen;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (C2) en een goede beheersing van de Engelse taal (B2);
• goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Teams, Outlook, Word en Excel;
• affiniteit met administratieve systemen, digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen, of de motivatie om je hierin verder te ontwikkelen;
• sterke plannings- en organisatietalenten en oog voor detail;
• het vermogen om zelfstandig te werken én een betrouwbare teamspeler te zijn.

Misschien breng je niet precies alle ervaring mee die we hierboven noemen. Herken je jezelf wel in deze rol en krijg je energie van organiseren, verbinden en ervoor zorgen dat anderen hun werk goed kunnen doen? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.

Bij WENR krijg je de ruimte om je verder te ontwikkelen en jouw bijdrage te leveren aan werk dat ertoe doet.

Wij bieden

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research. Highlights uit onze cao zijn:

• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapsverlof;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruikmaken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden, afhankelijk van je ervaring, een salaris van minimaal €3.173,- tot maximaal €3.785,- bij een volledige werkweek van 36 uur volgens CAO Wageningen Research (schaal 6). Daarnaast is een werkweek van 32 uur per week bespreekbaar. We bieden in eerste instantie een jaarcontract, met mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren en afhankelijk van de bedrijfseconomische situatie binnen de organisatie.

We stimuleren ontwikkeling en mobiliteit binnen onze organisatie. In ons werving- en selectiebeleid lees je welke voorwaarden specifiek voor jou gelden als (oud) medewerker. Heb je hierover vragen, dan helpen we je graag.

Je werkt op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, in een internationale en open werksfeer.

Belangrijke informatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Johan Warringa, Instituutsmanager, via email: [email removed].

Vragen over de procedure? Neem contact op met Jouke van Oostenbrugge, Corporate Recruiter, via [email removed].

Solliciteren?

Klik op de sollicitatiebutton bij de vacature op onze website. Alleen sollicitaties via onze website worden in behandeling genomen.

Reageren kan tot en met 16 november 2026. Bij voorkeur solliciteren interne kandidaten vóór 23 oktober 2026.

Sollicitaties worden regelmatig bekeken. Het kan dus zijn dat de vacature eerder is ingevuld dan de genoemde sluitingsdatum.

Welkom, veilig en gewaardeerd

Wageningen University & Research (WUR) hecht grote waarde aan diversiteit en inclusie. Dit komt doordat we ervan overtuigd zijn dat verschillende inzichten leiden tot innovatieve oplossingen. We creëren daarom een werkomgeving waar iedereen zich welkom, veilig en gewaardeerd voelt, ongeacht achtergrond, identiteit of ervaring. Samen bouwen we aan een cultuur waarin ieders unieke bijdrage het succes van onze organisatie versterkt.

Wij zijn

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.

​

Locaties

Wageningen

Vakgebied

Staf & support

Opleidingsniveau

MBO +, HBO, MBO

Reageren voor

10-11-2026

Salaris bereik

€3173 - €3785

Uren

36 - 36

Solliciteer op deze functie