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Project Coordinator, Paris, France

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Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities of the Role

• Administration: Where applicable, timesheet management, monitoring, and inputting hours on timesheets, compiling weekly and/or monthly timesheets for Payroll/site, liaising with site management/security regarding crew changes, missing swipes, etc. Reviewing the expenses of the team as the Business Unit Lead’s representative. Managing the smooth coordination between all stakeholders. Organising and maintaining data in spreadsheets, generating reports, organising paperwork and other related administrative duties as required.
• Office: Controlling office supplies and consumables, placing orders to never run out of stock, in collaboration with the Procurement, Commercial and Logistics teams. Suggesting ideas to improve working environment, overseeing office space refurbishments and layout needs, ensuring all employees have an appropriate and pleasant environment to undertake their duties. Managing all office systems, procedures, and facilities to ensure the smooth running of the office.
• Co-ordination: Meticulously maintaining trackers of all kinds to be able to issue reports, statistics, trends, graphs, and charts. Attending meetings at the request of the Senior Management team, documenting minutes, and distributing them to all relevant parties. Role to include, but not limited to, the development and maintenance of O&M documents under instruction from senior management, development of material delivery tracker and inputting of all deliveries into site logistic plan, return of signed delivery dockets to vendors etc..
• Onboarding: welcoming new hires and making sure communication before, during and after their recruitment is clear and thorough, informing newcomers of administrative requirements of their host city/country and helping them with their queries, introducing new employees to their team and explaining where to find the information they need regarding administration, the site team, or the company.
• IT: working with the IT team to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time, keeping track of the site’s IT stock, liaising with the IT team if equipment needs to be ordered or replacements are required; complying with company policies in terms of cybersecurity and data protection.
• Communication: facilitating communication between on-site teams and the project manager. Ensuring that information flows smoothly between all stakeholders. You will be the main person of contact between site and HR, Payroll, IT, Fleet. Assisting employees, management, and other departments on sensitive/commercial tasks within the business. Working in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
• Travel: ensuring employee travel request forms meet established criteria, flight/hotel reservations within established budgets and company/project policies. Archiving of all bookings according to the system put in place by the administrative team in order to provide reports to Senior Management. Liaising with the Fleet, Tool and Plant team for transport needs from accommodation to site. Maintain and develop rotation travel tracker
• Properties: sourcing accommodations for employees for the duration of the project, maintaining excellent communication with property agents and owners, ensuring that the management of accommodations and transport is done in the most efficient and practical way in terms of time and costs, liaising with the Finance and Commercial teams to allocate costs, liaising with the Legal team for lease reviews and validation.
• Innovation and Development: continually seeking out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. Showing curiosity regarding the construction industry to be able to evolve within the company in other positions. Regularly undertaking trainings to develop skills and knowledge and promoting those trainings to other teammates.
• Event management: organizing monthly teambuilding activities in coordination with management and taking into account the project schedule and budget, organizing smaller and regular activities on site such as team breakfasts.
• Mental health and well-being: promoting mental health among the on-site workforce, i.e., awareness, support (willing to train to be a Mental Health First Aider), stigma reduction (open communication and encouraging seeking help when needed), resource referral (Mercury’s external Employee Assistance Programme).
• All other duties associated with this role.

Essential Criteria for the Role

• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
• Communication: strong written and verbal communication, conveying information clearly and effectively with various stakeholders and fostering a collaborative environment and teamwork.
• Capacity for processing high volume employee management/requests and tasks.
• Ability to work with confidential information in a professional and trustworthy manner, to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Management team.
• Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment.
• Time management: prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision.
• Ability to work on your own initiative, exercise good judgement when taking decisions, leading by example.
• Excellent interpersonal and intercultural communication and skills.
• Patience, attention to detail, adaptability, reactivity.
• Impeccable approach, sensibility, and diplomacy in terms of genders, origins, cultures, sexual orientations, or disabilities to promote an inclusive workplace with individuals from various backgrounds.
• Language: English C1/C2.

Desirable Criteria

• Proven administrative experience in a busy office environment within the construction industry is highly desirable.
• Working knowledge of SAP.
• Other languages ( Finnish is a plus).
• Own transport with clean driving licence

Mercury is an equal opportunities employer.

Coordinateur de projet

Mercury est le leader européen des solutions de construction.

Nous concevons et gérons des projets d'ingénierie et de construction complexes pour les plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions contribuent à fournir des technologies et des avancées qui changent la vie, connectant les personnes, les communautés et les entreprises et leur donnant les moyens de réaliser des choses incroyables. Notre peuple a le courage d'innover. Leur détermination et leur concentration sans faille nous permettent de tenir nos promesses avec certitude, à chaque fois.

Nous concrétisons les visions de nos clients grâce à des solutions de construction de pointe dans de multiples secteurs, notamment les centres de données d'entreprise, les technologies avancées et les sciences de la vie, les centres de données hyperscale et la protection contre l'incendie.

Chez Mercury, notre devoir est d'encourager et de soutenir nos collaborateurs afin qu'ils réalisent leur potentiel. Nous les plaçons au cœur de nos activités, en leur offrant des opportunités stimulantes de se développer au sein d'une équipe formidable, dans un environnement favorable qui leur permette d'atteindre leur plein potentiel.

Principales responsabilités du poste

• Administration : Le cas échéant, gestion des feuilles de temps, suivi et saisie des heures sur les feuilles de temps, compilation des feuilles de temps hebdomadaires et/ou mensuelles pour la paie/le site, liaison avec la direction/la sécurité du site concernant les changements d'équipe, les pointages manquants, etc. Examen des dépenses de l'équipe en tant que représentant du responsable de l'unité commerciale. Assurer une coordination harmonieuse entre toutes les parties prenantes. Organisation et mise à jour des données dans des tableurs, génération de rapports, organisation des documents et autres tâches administratives connexes, selon les besoins.
• Bureau : Contrôle des fournitures et consommables de bureau, passation de commandes pour ne jamais être en rupture de stock, en collaboration avec les équipes Achats, Commercial et Logistique. Proposer des idées pour améliorer l'environnement de travail, superviser les rénovations et l'aménagement des espaces de bureaux, veiller à ce que tous les employés disposent d'un environnement approprié et agréable pour accomplir leurs tâches. Gestion de l'ensemble des systèmes, procédures et installations de bureau afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Maintien des outils de suivi de toutes sortes afin de pouvoir publier des rapports, des statistiques, des tendances, des graphiques et des tableaux. Assister aux réunions à la demande de l'équipe de direction de , rédiger les procès-verbaux et les distribuer à toutes les parties concernées. Ce rôle comprend, sans toutefois s'y limiter, l'élaboration et la mise à jour des documents d'exploitation et de maintenance selon les instructions de la direction, la création d'un outil de suivi des livraisons de matériel et la saisie de toutes les livraisons dans le plan logistique du site, le retour des bons de livraison signés aux fournisseurs, etc.
• accueillir les nouveaux employés et veiller à ce que la communication avant, pendant et après leur recrutement soit claire et complète, informer les nouveaux arrivants des exigences administratives de leur ville/ pays d’accueil et les aider à répondre à leurs questions, présenter les nouveaux employés à leur équipe et leur indiquer où trouver les informations dont ils ont besoin concernant l’administration, l’équipe sur place ousociété.
• Informatique: collaborer avec l'équipe informatique pour garantir que toutes les fournitures et le matériel informatique nécessaires au projet soient commandés à temps, assurer le suivi des stocks informatiques du site, assurer la liaison avec l'équipe informatique en cas de besoin de commande ou de remplacement de matériel ; respecter les politiques de société en matière de cybersécurité et de protection des données.
• Communication: faciliter la communication entre les équipes sur site et le chef de projet. Garantir une circulation fluide de l'information entre toutes les parties prenantes. Vous serez le principal interlocuteur entre le site et les services RH, paie, informatique et flotte de véhicules. Assister les employés, la direction et les autres services sur des tâches sensibles/commerciales au sein de l'entreprise. En collaboration avec les RH, veiller au maintien des politiques de bureau, le cas échéant.
• Voyages : s'assurer que les formulaires de demande de voyage des employés rencontrer aux critères établis, que les réservations de vols/hôtels respectent les budgets établis et les politiques de société/du projet. Archivage de toutes les réservations selon le système mis en place par l'équipe administrative afin de fournir des rapports à la direction. Assurer la liaison avec l'équipe Flotte, Outillage et Matériel pour les besoins de transport entre le logement et le site. Maintenir et développer le système de suivi des déplacements en rotation
• Gestion: recherche de logements pour les employés pendant toute la durée du projet, maintien d’une excellente communication avec les agents immobiliers et les propriétaires, gestion optimale des logements et des transports en termes de temps et de coûts, liaison avec les équipes Finance et Commerciale pour la répartition des coûts, liaison avec l’équipe Juridique pour la révision et la validation des baux
• Innovation et développement: recherche constante des meilleures pratiques et des méthodes de travail plus efficaces pour améliorer l'efficacité du bureau et de l'entreprise en général. Faire preuve de curiosité envers le secteur de la construction afin de pouvoir évoluer au sein de l' société et occuper d'autres postes. Suivre régulièrement des formations pour développer ses compétences et ses connaissances et promouvoir ces formations auprès des autres membres de l'équipe.
• Gestion d'événements: organisation d'activités mensuelles de team building en coordination avec la direction et en tenant compte du calendrier et du budget du projet, organisation d'activités régulières et plus modestes sur site, telles que des petits-déjeuners d'équipe.
• Santé mentale et bien-être : promouvoir la santé mentale parmi le personnel sur site, c’est-à-dire la sensibilisation, le soutien (disposition à former des secouristes en santé mentale), la réduction de la stigmatisation (communication ouverte et encouragement à demander de l’aide en cas de besoin), l’orientation vers les ressources (programme d’aide aux employés externe de Mercury).
• Toutes autres tâches liées à ce poste.

Critères essentiels pour le poste

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).
• Communication : excellentes compétences en communication écrite et orale, capacité à transmettre l'information de manière claire et efficace aux différentes parties prenantes et à favoriser un environnement collaboratif et le travail d'équipe.
• Capacité de traitement d'un volume élevé de demandes et de tâches liées à la gestion des employés.
• Capacité à traiter des informations confidentielles de manière professionnelle et digne de confiance, et à répondre efficacement et professionnellement à toutes les demandes de la direction.
• Solides compétences organisationnelles permettant de mener à bien des projets/tâches dans les délais impartis, au sein d'un environnement dynamique et en constante évolution.
• Gestion du temps : prioriser efficacement les tâches et respecter les délais avec un minimum de supervision.
• Capacité à travailler de sa propre initiative, à faire preuve de discernement dans la prise de décisions et à montrer l'exemple.
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle et interculturelle.
• Patience, souci du détail, adaptabilité, réactivité.
• Une approche irréprochable, une grande sensibilité et une diplomatie exemplaire en matière de genre, d'origine, de culture, d'orientation sexuelle ou de handicap, afin de promouvoir un environnement de travail inclusif pour les personnes issues de milieux divers.
• Langue : Anglais C1/C2.

Critères souhaitables

• Une expérience administrative avérée dans un environnement de bureau dynamique au sein du secteur de la construction est fortement souhaitable.
• Connaissance pratique de SAP.
• Autres langues (le finnois est un atout).
• Véhicule personnel et permis de conduire valide

Mercury est un employeur quiaude l'égalité des chances.

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