(Gesloten) Office Manager / PA

(Gesloten) Office Manager

Regio Amsterdam

Over de functie

Onze opdrachtgever is op zoek naar een proactieve en energieke Office Manager die niet alleen de dagelijkse operationele zaken strak in goede banen leidt, maar ook de ambitie heeft om stapsgewijs meer taken vanuit de directie over te nemen. Jij bent het visitekaartje van het kantoor – voor klanten én collega's – en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Er wordt bewust verder gedacht dan vervanging alleen. Als jij laat zien dat je het kunt en wilt, groeit deze rol mee met jou.

Wat ga je doen?

Facilitair & Ontvangst

• Eerste aanspreekpunt voor klanten en medewerkers – zowel aan de telefoon als aan de balie
• Postafhandeling en postdistributie
• Beheer van voorraad kantoorbenodigdheden en persoonlijke beschermingsmiddelen
• Zorgen dat het kantoor er netjes en representatief uitziet
• Schakelen met vaste leveranciers en bij calamiteiten direct en praktisch handelen

Lichte administratie & Logistiek

• Beheer van de algemene e-mailbox
• Verwerking en verzending via DHL Express
• Verzorgen van de transportdocumentatie

Evenementen & Organisatie

• Organiseren van de maandelijkse bedrijfslunch
• Coördinatie van de jaarlijkse familiebbq, kerstborrel en overige bedrijfsevenementen
• Aandacht voor bijzondere momenten van medewerkers (jubilea e.d.)

Portaalbeheer (overheid)

• Exporteren van machines, kentekens overschrijven en kentekens aanvragen
• Geen voorkennis vereist – handleidingen aanwezig en ondersteuning beschikbaar

Doorgroeimogelijkheden

Naarmate je de rol beheerst en het vertrouwen is opgebouwd, kun je stapsgewijs de volgende taken overnemen van de directie:

• Agendabeheer en afvangen van zaken voor de directeur
• Boeken van vluchten en hotels
• Alarmbeheer en toegangshekken
• Beheer van de digitale mappenstructuur
• In- en uitdiensttrajecten: onboarding en offboarding van medewerkers
• Verzekeringen: afsluiten, schademeldingen en opvolging
• HR-aanspreekpunt richting HR Business Partner

Wat breng jij mee?

• Je houdt van overzicht houden en vindt het leuk om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden
• Proactief, oplossingsgericht en snel schakelend bij onverwachte situaties
• Communicatief sterk – vriendelijk en professioneel naar klanten, direct en helder naar collega's
• Discreet: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Affiniteit met administratieve taken en basiskennis van gangbare softwarepakketten (Office 365, Teams, ERP)
• Ambitie om door te groeien binnen de organisatie
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Bij voorkeur 32–40 uur per week beschikbaar

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie met doorgroeimogelijkheden
• Werken in een no-nonsense, nuchter en collegiaal team
• Marktconform salaris passend bij ervaring
• Ruimte voor eigen initiatief en ideeën
• Gezellige werkomgeving met aandacht voor de mens achter de medewerker